読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

【磐田,浜松,袋井】パソコンサポートと出張修理 はてな版

読んで役に立つような日々のパソコン関連のサポート情報をまとめていきます。パソコン販売、修理&故障&トラブル対応、定期保守、クラウド化、ネットワーク構築、廃棄パソコンの引き取りなど、お気軽にモストまでご相談ください。

Googleドライブの社外共有で、安全&簡単にファイルを管理できます

僕がメインで使っているクラウドサービスはG Suite(旧Google Apps)とOffice 365がありますが、そのうちG Suiteは個人的に使っていて(Office 365は定期保守先の企業にて使用)、今では無くてはならないサービスになっています。クラウドを使うと分かると思いますが、もう以前のオンプレミス環境には戻れないほどの便利さです。

gsuite.google.co.jp

 

そんな便利なG Suiteの中でもよく使うのが、言わずと知れたGoogle ドライブクラウド上のファイルサーバですね。Google ドライブはパソコンはもちろんのこと、スマホタブレットMacだろうがLinuxだろうが、ブラウザとインターネット接続さえあれば、いつでもどこでも何の機器でも使用できる優れもの。Google ドライブも無くてはならないツールですが、その機能の中にファイルの共有機能があります。

 

1人で使っているうちは関係ありませんが、複数の人と共有する機会が出た時には便利です。Windowsではおなじみの共有機能が、もちろんGoogle ドライブでも同様に設定できます。アクセス権の設定ももちろん可能。

 

僕の場合だと、あるエクセルファイルを管理台帳として使っていますが、そのファイルを他の会社(別の定期保守先)と共有しています。以前はメールにてその都度ファイルを添付していましたが、バージョン(古い新しい)の管理や添付忘れの恐れもあったため、社外となりますが共有することで解決しています。

 

社外共有することで、お互いに常に最新版のファイルにアクセス可能、相手側もこちらに気兼ねすることなくファイルのチェックもできるようになります。セキュリティに関してもGoogle側にて暗号化やウイルスチェック等を行いますので、こちらで管理するよりは遥かに安全です。

 

今回のエクセルファイルは相手側には閲覧のみ&編集不可の権限を与えており、共有設定を切ればリンク先はただちにアクセス不可となります。リンク先はクラウドベースのシステムなのでURLにて提供されます。共有を解除するとそのURLは無効となり、再度共有設定をすると別のURLが割り当てられます。同じURLではありません。

 

社内共有だけではなく(僕の場合は1人だから関係なし)、社外共有もクラウドならではの便利な機能でかなり活用できます。Office 365でも同じ機能は当然あるので、G SuiteでもOffice 365でも同様のことが可能。使っている人は「今さら何を・・・」と思うかもしれませんが、一般的にはこういった機能も知らない方も多いのが実情なので、ぜひ便利に使ってみてください( ・∇・)